Computer-aided optimization of surgical planning in practical application

Introduction: The economic potential of an ENT clinic depends largely on its performance in the operating theater. Surgery planning is usually based solely on empiricism. Previously we had developed a program for optimized surgical planning, which determines the ideal distribution of procedures in a surgical week over the various days of the week. Now the resulting planning recommendations were to be implemented and evaluated in clinical routine.

Material and methods: The optimization tool based on Microsoft Excel® was used to analyze 40 surgical weeks from 2022. The practical implementation took place in September 2023. Bed occupancy, violations of the lower and upper limit length of stay (lower GV & upper GV) and the external occupancy of beds in other specialist departments were evaluated in comparison to the average for the months of January to August.

Results: The recommendations for the surgical plan change were successfully implemented. A comparable number of procedures (n=258) were performed in September as in the previous months (261±15). Bed occupancy increased from 84.2 (97.0%) to 92.1 (102.5%) including (excluding) bed closures. The number of third-party occupancies decreased from 14.1±10.1 bed days per month to 3. Upper GV and lower GV injuries decreased from an average of 10.6±4.5 to 6 and from 15.0±4.8 to 12 cases per month respectively.

Conclusion: The optimization approach was successfully implemented in one test month. Training of various professional groups was necessary. The effects on bed occupancy, third-party occupancy and GV injuries were positive without exception and led to a relevant increase in revenue. As a single month does not yet allow for a statistically valid evaluation, a longer application is planned.

Einleitung: Das ökonomische Potential einer HNO-Klinik hängt maßgeblich von ihrer Leistungsfähigkeit im OP-Bereich ab. Die OP-Planung beruht dabei meist nur auf Empirie. Wir hatten im Vorfeld ein Programm zur optimierten Operationsplanung entwickelt, das die ideale Verteilung der Eingriffe einer Operationswoche auf die verschiedenen Wochentage ermittelt. Die daraus erarbeiteten Planungsempfehlungen sollten nun in der klinischen Routine umgesetzt und bewertet werden.

Material und Methoden: Mit dem Optimierungstool auf der Basis von Microsoft Excel® wurden 40 Operationswochen aus dem Jahr 2022 analysiert. Die praktische Umsetzung erfolgte im September 2023. Bewertet wurden im Vergleich zum Durchschnitt der Monate Januar bis August die Bettenauslastung, die Verletzungen der unteren und oberen Grenzverweildauer (UGV & OGV) sowie die Fremdbelegung von Betten in anderen Fachabteilungen.

Ergebnisse: Die Empfehlungen zur OP-Planumstellung konnten erfolgreich umgesetzt werden. Es wurden im September vergleichbar viele Eingriffe (n=258) wie in den Vormonaten durchgeführt (261±15). Die Bettenauslastung stieg dabei von 84,2 (97,0%) auf 92,1 (102,5%) inklusive (ohne) Bettensperren. Die Zahl der Fremdbelegungen sank von monatlich 14,1±10,1 Bettentagen auf 3. OGV- und UGV-Verletzungen nahmen von durchschnittlich 10,6±4,5 auf 6 bzw. von 15,0±4,8 auf 12 Fälle pro Monat ab.

Schlussfolgerung: Der Optimierungsansatz konnte erfolgreich in einem Testmonat umgesetzt werden. Schulungen verschiedenster Berufsgruppen waren erforderlich. Die Effekte auf Bettenauslastung, Fremdbelegungen und GV-Verletzungen waren ausnahmslos positiv und führten zu einem relevanten Mehrerlös. Da ein einzelner Monat noch keine statistisch valide Bewertung ermöglicht, ist eine längere Anwendung geplant.

Die Autoren geben an, dass kein Interessenskonflikt besteht.